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充分利用档案信息资源 扎实有效做好院志编修工作

浅谈《秦皇岛海港区法院志》对档案资料的成功使用

作者:王景海  发布时间:2020-08-25 09:14:30


根据省高院的安排部署,我院编纂工作于2019年4月开始全面启动,全体编创人员在上级法院的正确指导下,在院党组的坚强领导下,发扬艰苦奋斗、拼搏奉献的精神,克服了时间紧、任务重、工作量大、头绪繁多、资料难寻等困难,团结一致,齐心协力,分工协作,搜集、归纳、整理了大量档案资料,《秦皇岛海港区人民法院志》(1983-2018)初稿于11月底终于完成,可以说,没有大量的档案信息资料做基础,院志编纂工作不可能顺利完成。

一、我院利用档案资料编修法院志工作情况

深化认识,着力开展档案资料搜集工作。志书之基础,在于资料;志书之质量,亦在于资料。资料是志书编写工作的要素和细胞,志书工作的百分之九十是资料的搜集。搜集、整理资料是志书编纂最重要的基础工作,这项工作做不好,不可能编纂好志书。如果把志书的篇目比作建筑大厦的总体设计或基本框架,那么资料就应当作为建筑用的钢筋、水泥、沙、砖、石、木料等。资料的基本工作做得越扎实,编写时就越顺手。院志资料是编写志书的关键环节,资料搜集对志书编写十分重要。搜集、归纳、整理资料是志书编纂最重要的基础工作,这项工作做不好,不可能编纂好志书。且资料搜集几乎贯穿志书编写从头至尾全过程,工作量很大,任务很繁杂,时间很漫长,需要下大功夫去寻找、搜索、挖掘。我们在编纂过程中,查阅档案资料1000卷,搜集卡片资料75万字。

细化条目,明确档案资料摘录范围。工作中,我们下载了图片文字转化软件,将档案室提供的电子扫描档案摘录转化为word文档,并且细化了资料条目摘录范围。其内容为:1、机构设置:包括机构的成立、合并、撤销,主要职责及变化;2、机构办公地点:具体位置、迁移、兴建、扩建、改建;3、机构领导的人事任免,包括副庭长以上;4、机构人员统计,包括全院年度人员总数,各机构人员年度数量及变化(增减);5、机构和人员受到的表彰和奖励及受到的处分;6、队伍建设,人员的学习(进修、司法考试)、培训和教育,司法经验(教训)、司法改革,学术方面的课题、论文等;7、重要会议,公判大会、表彰大会、座谈会、研讨会、学术会;8、区以上党政领导机构、中院以上业务指导机构和相关单位人员到本院视察、考察、检查、指导,业务交流和友好往来;9、设备购置,包括车辆购置,办公设备、信息化设备等的购置;10、各类案件年度统计、分类统计,典型案件(主要是审委会讨论案件)的摘要记述;11、党政工青妇重大活动,比如“三讲”、“奥运”、“青少年犯罪”等;12、本院制订的相关规章制度;13、综合性和概括性的总结、陈述(主要体现在工作总结、上报材料、汇报材料)等;14、反映上述内容的照片。格式要求主要表现为文字、图片、表格和图形。原则上“以时系事”,注重“第一次”“第一个”,具有开拓性、创新性的事物。

提高效率,归纳总结档案资料搜集方法。根据前人的经验,结合我们自己的实践,归纳为“六先六后”方法。一是先文档后书刊。首先把着眼点放在查找本单位文书档案,然后再着手查找相关志书、年鉴和刊物。二是先内部后外部。先在本单位查找相关资料和信息,再向上级主管部门、归口部门和相关联单位延伸搜集。三是先近处后远处。先在本区范围内搜集资料,再扩大到外地,由近及远,逐步扩大搜集范围。四是先易后难。先将容易得到的资料搞到手,对难以搜集的资料,先找线索或当事人,再按图索骥,攻克难点。五是先全面后重点。先按志书篇、章、节的要求,先一般后重点,基本资料搜集到手后,再就其中重要事件、重点人物、关键问题进行深入查找。六是先搜集后调研。先搜集档案、书刊等“死资料”,再搜集口述记忆(院内健在的老院长、老同志)等“活资料”。在基本资料搜集掌握差不多的情况下,再就不足部分组织专题调研和挖掘。

优化内容,做好档案资料的整理和汇编。资料的收集,来源多样,渠道不一,需要加工整理。通过整理,检查每份资料的要素是否齐全;与相关资料核对,考订资料的真实性;按“章、节、目”分列,使资料的归类合理;以时为序排列,使同类资料前后贯通;检查主线资料是否有时间上的“断档”,是否有要项上的缺漏;还可以从众多的相关资料中,对某些事项、统计数字进行必要的综合集中,或形成相关的图表资料以便表述。在整理的基础上,再“依时序、按类目”对资料进行汇编,为转入志稿编写打下坚实的基础。工作中,我们规范了资料条目摘录工作程序:一是阅卷,按照范围摘录条目,按时间顺序排列,在A4纸每页打印三个条目;二是归类,将打印好的条目纸张剪裁,简易修改后按类及时间顺序排列;三是在电脑上建立志书类目,将分类得来的纸质条目内容复制到电脑类目下;四是对各类内容进行编辑,形成较为完整的志书雏形。

二、正确认识档案资料与志书编纂的关系

志书工作和档案是密切关联、相互促进的。档案资料通过志书转化了存在形式,强化了作用和效果。扩大了利用服务面,从而更加显示其价值;志书工作通过档案搜集到详实、可靠、真实的资料,为编纂出高质量的志书打下坚实的基础,扩大了间接利用档案的范围和对象,整合了档案的价值。档案和志书相互促进、相互提高。

档案在编修志书中占据重要地位。首先,档案是编修志书的基础。从历史上看,档案与编修志书有着密切的“鱼水”关系。可以说没有档案资料,编修志书就无法进行。编修志书使死档案变成了活资料,发挥了其价值。从这个意义上说,档案是编史修志的基础。从现实看,也是这样,编修志书离不开档案这个第一手资料。

其次,档案是编修志书成果最可靠的凭证。写史必须利用档案才能完成,只有丰富的史料,才能写出完备的历史。档案既然成为修志的基础,那么也就是各种志书的凭证,只有这些史料才有资格作为历史的见证让后人信服,档案也就名副其实地成为了各种志书的有效凭证。

再次,档案管理的规范化、现代化为编修志书提供了便利条件。试想,一般的档案部门存卷上万册,如果管理混乱,编目没有规则,要查找某一资料恐怕就如大海捞针,十分困难了。但如果档案管理规范化,具有完备的检索工具且有编研成果供修志人员利用,那就可驾轻就熟,把档案编研成果直接用于修志,就可以收到事半功倍的效果。假如运用现代科技的最新成果,微机管理档案,那就更为便捷,可以加速修志的进程,所以,档案管理越是规范化、现代化,就越能为修志工作提供便利条件。档案工作在修志中的地位就越显重要,作用日趋明显。

同时,编修院志对档案工作具有重要意义。首先,志书是档案的副本和传播媒介。档案一般都是孤本,在同一时间内只能提供给一个人查阅利用,不便于广泛地传播,一旦档案原件遭到破坏或损失,历史的印记将泯灭。院志正是把分散的、零星的档案文件,经过分析研究、整理归纳,达到条理化、系统化,变成带有综合性、资料性的“全书”。志书著成后将大量发行,这极大地保护了档案的原件,二者还可相互佐证。社会科学许多论著中的论据,引证于志书而不必引证于档案原件的例子不胜枚举。这样,档案原件的寿命在一定程度上得到了保护。可见,重要档案史料的流传,志书的编修发挥了很大的作用。

其次,志书是保存档案的一种间接形式。档案数量浩如烟海,其自身特点决定了它不可能在一份档案中完整地反映某一事件、人物的发展演变过程。同一专题的材料往往分散保存在不同的档案中,很可能是这份档案中提到过的人或事,在另一件档案中也会涉及到一些情节。利用者往往需要进行多方查找,反复考证,查阅起来不但费时、费力,也给档案部门增加了工作量。志书在很大程度上解决了这个问题,除一些党和国家的机密档案外,查阅一些人和事时,便可走捷径,不必再去翻阅大量的档案,在一本志书中便可完全了解。可以说,志书是档案的浓缩形式。由于志书具有存史、资政、教化和流通的功能,储备了大量的档案资料信息,使档案公布范围得以扩大,从而有利于档案的长期保存和利用。

最后,编修志书可极大地促进档案部门工作的开展。在编修志书时,要查阅和利用大量档案史料。在档案史料的利用过程中,编志人员能够及时发现哪些档案史料是不齐全、不完整的,从而及时与档案管理人员沟通,促使档案部门进一步做好档案资料的收集和征集工作。另外,由于各种原因,目前有些档案还不曾被开发利用,几乎成为“死档案”,而编修志书需要有大量的档案资料作为基础。这样一来,这部分“死档案”就有机会重获新生,极大地提高了档案的利用率,推进了档案工作的开展。

三、院志编撰工作的开展对我们今后档案管理工作的启示

通过此次参与院志编撰工作,我们进一步认识到工作中要做个有心人,凡是可以直接反映法院特色等有关档案资料要及时收回档案室,以免他们丢失。随着近几年档案预立卷工作的开展,归档范围的细化,各庭室对档案收集整理工作的意识已经加强很多,但在做好日常工作的前提下,我们还需加强以下几个方面工作:

一是强化法院档案的抢救和保护工作。对于我们这种有着四十来年历史的法院来说,抢救和保护档案资源尤为重要。随着一些自然因素和人为因素的关系,档案资料不免会有些损坏等。我们的补救措施是先对所有档案资料进行专业的消毒处理,然后对档案进行了数字化加工,把所有的历史档案全部输入扫描进档案管理系统,这样一来大大提高了检索查阅的工作效率,也使得对老档案的利用大大减少,减

免损坏。对于档案资料老纸张的修复,还有一些录像带、录音带、磁带、幻灯片这种载体的修复,到时候还是必须依托专业人员进行修复、维护、还原等。

二是强化档案工作重要性的宣传。在日常工作中,我们可以通过法院内网对干警进行档案工作及档案相关法律法规的宣传等,让干警了解档案工作的重要性,从而加强大家对档案的保护意识。让大家知道档案工作不是一个人或一个部门的事情,它关系到全院大家的事情。我们作为法院的一份子,就该有这份责任和义务去传承、去发扬我们法律人的精神。平时大家觉得档案资料就是很普通显得很不起眼,但是关键时刻它可以充分体现它的价值所在,只要有时间认真查阅档案资料,其实是可以挖掘出很多东西的。

三是注重人才培养,提升人员素质。作为档案管理人员,在日常工作中有机会多学习多参观,提高业务水平,可以使知识不断地更新。在平时开会、培训的过程中与其他兄弟单位多交流,互相分享经验与解除相关困惑,这样对工作很好地开展也是一种提高,一种反思。同时,不断学习档案管理、信息化档案管理相关知识,不断地更新自己的知识结构,为自己“充电”,使自己更加适应新形势下的档案管理工作,并通过档案管理为各方面工作助力。

四是力促院志、档案管理工作一体化,共促法院发展。就我院来说,院史、院志与档案的管理合并一体,有着独具特色的优势,这一方面简化了机构设置,一方面推动了资源配置的优化,使院志档案工作形成了一个整体。这样的设置虽然使一个部门承担了三个部门的职责,但是院志编撰所需的档案资料就在身边,不需要协调、证明即可随时调阅;档案资料也可以得到及时整理与归档,工作效率大为提升。此外,这样的工作模式也使得干警对相互的工作有了更深刻的理解,为工作人员增长才干、提升素质创造了机会。

总而言之,在院志编撰过程中,档案资料的作用是不容忽视的,同时院志的编撰也促进了档案管理工作的不断完善。在长期的档案管理工作中,这一工作赋予了我们很强的责任感和使命感,我们有义务和责任把好每一道关,把法院档案工作做好做优,慢慢传承下去。

编辑:政治部    

文章出处:院志办    

 

 

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